举办学术会议招标函
学术会议服务
项目招标书
采购人：湖北省中医药学会
二○二四年七月一日
一、项目概况及采购需求
1.项目名称:中华中医药学会肛肠分会2024年学术年会;
2.会议时间:2024年10月25--10月27日;
3.会议地点:湖北省武汉市欧亚会展国际酒店(湖北省武汉市东西湖区金银湖路20号)。
4.会议概况:本次会议预计参会人员500人左右,10月25日全天报到，10月25日下午举办“全国青年医师脱垂性疾病优秀案例展示”，10月25日晚召开常委会会议，10月26日全天召开学术交流会议，10月27日返程；
5.投标报名截止时间：2024年7月12日10:00时（北京时间）；
6.报名地点：武汉市武昌区县华林特一号2号楼307湖北省中医药学会；
7.报名需提供资料：
（1）供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码证）原件或加盖公章的复印件；
（2）法定代表人身份证明书原件或法定代表人授权委托书原件
（3）法定代表人身份证（二代证）加盖公章的复印件；
（4）被授权人身份证（二代证）原件及加盖公章的复印件；
8、响应文件递交截止时间、地点 ：
递交响应文件时间：截止至2024年7月15日11:00时（北京时间）
递交响应文件地点：武汉市武昌区县华林特一号2号楼307湖北省中医药学会
供应商应当在要求的响应文件递交截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件将拒绝。
9.联系方式;
联系人:刘俊峰
联系方式:13517211193
电子邮箱:hbzyy6940@sina.com
10.服务事项需求:
|
一、幻灯传输系统 |
||||||
|
项目 |
功能服务模块 |
具体功能服务详细说明 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
幻灯传输系统 |
SPMS幻灯传输系统 |
SPMS系统的服务器授权许可，包括数据库服务，系统安装、调试；讲者接待、学术日程修改以及主持桌卡打印、学术劳务费条打印 |
元/讲者/人次 |
60 |
1 |
以实际讲者人数为准 |
|
ppt传输服务器租赁 |
Dell 台式服务器 64G内存，1TB硬盘，双1000M网卡冗余备份 |
台/天 |
1 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
|
试片室接待客户端 |
实现讲者拍照接待、讲者授权书打印签字、讲者任务查询等 |
元/点/天 |
2 |
1 |
||
|
ppt上传客户端 |
|
元/点/天 |
2 |
1 |
||
|
会场ppt播放客户端 |
安装调试会场客户端，实现幻灯片自动下载、播放，录播、倒计时 |
元/会场 |
4 |
1 |
||
|
会后数据整体反馈 |
|
元/会 |
1 |
1 |
||
|
ppt传输笔记本租赁 |
试片室4台+每个会场2台*4个会场 |
台/天 |
12 |
1 |
||
|
技术人员 |
试片室1人/天*2天+会场4人 |
元/人/天 |
6 |
1 |
||
|
二、会场设备租赁 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
|
舞台（外租） |
|
元/平方 |
0 |
1 |
|
|
副屏LED显示屏 |
LED屏幕 3m*5.5m*2组 |
元/平方 |
33 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
|
视频无缝切换器 |
|
元/台 |
1 |
1 |
||
|
控台 |
大屏分屏使用 |
元/台 |
1 |
1 |
||
|
舞台斜坡屏 |
10m*1m |
元/平方 |
10 |
1 |
||
|
电子讲台 |
主会场电子讲台 |
元/台 |
1 |
1 |
||
|
激光翻页器 |
激光和翻页二合一 |
元/套 |
1 |
1 |
||
|
笔记本电脑 |
每个会场配备1台笔记本电脑，讲者使用 |
元/台/天 |
4 |
1 |
||
|
提词器 |
65寸，主会场 舞台左右供讲者和主持使用 |
元/台/场 |
2 |
1 |
||
|
舞台地毯 |
主会场舞台尺寸：20m*4.8,左右踏步10m |
元/平方 |
168 |
1 |
||
|
舞台踏步 |
5m一组*2组 |
元/米/会 |
10 |
1 |
||
|
舞台灯光 |
LED染色帕灯 |
元/台 |
44 |
1 |
||
|
光束灯 |
元/台 |
28 |
1 |
|||
|
电脑切割灯 |
元/台 |
12 |
1 |
|||
|
面光灯 |
元/台 |
16 |
1 |
|||
|
灯光truss架，12*7m |
元/项 |
2 |
1 |
|||
|
灯光师 |
元/人 |
2 |
1 |
|||
|
国宾沙发 |
白色 |
元/个 |
32 |
1 |
||
|
茶几 |
国宾沙发配套 |
元/个 |
16 |
1 |
||
|
三、制作及印刷品部分 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
印刷及制作 |
背景板签到处（大堂） |
3.6m*5m黑底喷绘+绗架（两侧包0.6m宽边，四面包） |
元/平方 |
42 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
背景板灯光（每米一个灯光） |
元/个 |
5 |
1 |
|||
|
会议日程版（待定） |
6m*4m黑底喷绘+绗架（两侧包0.6m宽边，三面包） |
元/平方 |
28.8 |
1 |
||
|
背景板灯光（每米一个灯光） |
元/个 |
6 |
1 |
|||
|
学会发展史版（大堂） |
6m*4m黑底喷绘+绗架（两侧包0.6m宽边，三面包） |
元/平方 |
28.8 |
0 |
||
|
背景板灯光（每米一个灯光） |
元/个 |
6 |
0 |
|||
|
控台围挡 |
8x1.2m-宽度左右各1m拐角， 两侧包边20公分 画面侧包 |
元/平方 |
12.48 |
1 |
|
|
|
会议手册 |
60P 封面250g铜版纸覆膜 内页157g铜版纸，胶装 |
元/本 |
500 |
1 |
|
|
|
设计排版费 |
元/项 |
1 |
1 |
|||
|
席位卡 |
250g铜版纸彩印，异形折叠 贴胶 |
元/个 |
300 |
1 |
|
|
|
道旗 |
|
元/个 |
6 |
1 |
|
|
|
打印机租赁 |
大型激光打印机租赁 |
元/台/天 |
1 |
1 |
|
|
|
丽萍架 |
会场指引丽萍架 80*180cm |
元/个 |
20 |
1 |
|
|
|
手提袋 |
32cm*42cm的帆布袋 |
元/个 |
500 |
1 |
|
|
|
演讲台KT板 |
根据会场讲台尺寸定制 |
元/块 |
3 |
1 |
|
|
|
话筒套 |
主会场4支 |
元/套 |
4 |
1 |
|
|
|
接送站牌 |
KT板画面+杆架 |
元/套 |
5 |
1 |
|
|
|
四、会议系统 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
会议网站 |
中文微站 |
信息展示，宣传等 |
元/会 |
1 |
1 |
|
|
参会注册 |
在线注册参会系统 |
在线参会注册报名 |
元/会 |
1 |
1 |
|
|
在线注册参会服务 |
在线参会注册报名 |
元/人 |
500 |
1 |
|
|
|
学术日程 |
大会学术日程管理系统 |
添加日期，会场，session，讲者主持，实现日程的在线实时编排查重，任务管理 |
元/会 |
1 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
网络学术日程编制 |
|
元/条 |
60 |
1 |
||
|
酒店管理 |
酒店房间预订系统 |
搭建网上酒店预订系统实现个人代表网上预订酒店并可在线网银缴费 |
元/会 |
1 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
劳务费管理系统 |
劳务费信息收集 |
在线收集劳务费信息并签署劳务协议，姓名、身份证号码、银行卡号三要素自动验证 |
元/会 |
1 |
1 |
|
|
宣传推广 |
短信、邮件平台 |
|
元/会 |
1 |
1 |
|
|
通讯费 |
会议通知等短信、邮件发送费用，60字符 |
元/条 |
1 |
1 |
||
|
数据统计 |
数据统计管理 |
|
元/会 |
1 |
1 |
|
|
五、摄影摄像 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
摄像 |
摄像机（10月26日） |
专业摄像机+摄像师 |
元/机位/场 |
1 |
1 |
专家头像上屏使用 |
|
摇臂 |
|
元/个/天 |
1 |
1 |
||
|
摄像彩排（10月25日） |
专业摄像机+摄像师彩排 |
元/机位/半天 |
1 |
1 |
||
|
六、会议签到系统 |
||||||
|
项目 |
功能服务模块 |
具体功能服务详细说明 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
现场签到服务 |
现场注册签到服务 |
根据需要搭建现场自助注册，现场代表签到管理系统并安装调试培训 |
元/人/会 |
500 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
一码通签到、统计系统 |
|
元/会 |
1 |
1 |
||
|
参会代表胸卡 |
PVC胸牌 |
元/张 |
500 |
1 |
||
|
参会代表卡绳 |
订制吊绳 |
元/套 |
500 |
1 |
||
|
显示器 |
双屏显示 |
元/台 |
4 |
2 |
||
|
注册笔记本电脑租赁 |
Tinkpad T420注册用笔记本电脑设备租赁 |
元/台 |
4 |
2 |
||
|
现场技术保障 |
|
元/人 |
1 |
2 |
||
|
七、宣传设计 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
主形象及方案设计 |
|
主形象及方案设计，主会场3D效果图 |
元/会 |
1 |
1 |
|
|
平面及延展 |
|
胸牌、签到背景板、会议日程、指示牌、会场屏幕背景，餐券，席位卡等 |
元/版 |
7 |
1 |
|
|
会议串场ppt |
|
收集整理主持及嘉宾简介，排版，大屏幕画面制作 |
元/场 |
4 |
1 |
|
|
八、会务人员及礼仪服务 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
会议执行 |
|
会务工作执行及会议流程管控 |
元/人/天 |
6 |
2 |
|
|
九、交通部分 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
专家行程管理 |
专家行程管理 |
|
元/会期 |
1 |
1 |
以实际发生为准结算 |
|
专家大交通 |
高铁 |
以实际目的地预定为准 |
元 |
1 |
1 |
|
|
代订服务费 |
元/张 |
0 |
1 |
|||
|
机票 |
以实际目的地预定为准 |
元 |
1 |
1 |
||
|
代订服务费 |
元/张 |
0 |
1 |
|||
|
退票手续费 |
|
元 |
0 |
1 |
||
|
接送服务用车 |
大巴车 |
45座位大巴车 |
元/天 |
0 |
1 |
|
|
7座商务车 |
高铁站或天河机场-欧亚酒店（GL8或同级别） |
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
5座轿车 |
高铁站或天河机场-欧亚酒店（帕萨特、凯美瑞、雅阁同级别） |
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
5座豪华 |
高铁站或天河机场-欧亚酒店（奔驰e宝马5，奥迪a6同级别） |
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
增值服务 |
|
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
接送陪同（轿车） |
|
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
接送陪同（商务车） |
|
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
接送陪同（豪华车） |
|
元/趟 |
0 |
1 |
||
|
车站、机场举牌人员 |
|
元/人 |
0 |
1 |
||
|
车辆调度人员 |
|
元/人/天 |
1 |
3 |
||
|
十、其他 |
||||||
|
项目 |
明细 |
规格/内容 |
单位 |
数量 |
周期 |
备注 |
|
物料运输 |
|
货车 |
元/趟 |
2 |
2 |
|
|
税费 |
|
|
元/项 |
1 |
1 |
|
二、资格要求
1.具有独立承担民事责任的能力;
2.具有良好的商业信誉;
3.在经营活动中没有违法记录;
4.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力;
5.承办过大型医疗会议会展服务，了解会议服务的各个环节，比如酒店会场住宿餐饮预订服务、嘉宾接待服务、票务预订服务、会议视听物料搭建与租赁服务、会议物料制作服务等;
6.法律、行政法规规定的其他条件。
三、评选方法
1.本次采用综合评选方式选定供应商，其中价格部分30分，技术部分45分，商务部分 25 分;
2.详细评分表;
|
评审因素 |
分值 |
评分标准 |
|
价格部分 |
30分 |
价格评分的计算方法如下: 1. 满足需求文件要求且最终报价最低的报价为基准价(D)，其价格分为满分; 2.其他合格供应商的报价得分按如下公式计算:报价得分=(基准价 D/最后报价V)x价格权值x100价格权值=30%。 |
|
技术部分 |
20分 |
方案完整性:全面涵盖会场布置需求项。 |
|
25分 |
方案设计感:会场主KV设计调性符合活动主题。 |
|
|
商务部分 |
15分 |
具有组织论坛、大会等类似活动的经验和案例;提供1项得3分，满分 15 分。 |
|
10分 |
在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，近三年来无不良诚信记录。 |
3.发送响应文件后三天内未接到采购方通知的单位即为未中标单位，不再另行通知。
四、合同草案
会议服务合同
甲方:(以下简称甲方)
乙方:(以下简称乙方)
根据《中华人民共和国民法典》及国家有关法律法规规定，为创造良好的合作环境，保障双方合法权益，甲、乙双方经友好协商，现达成如下合作协议:
第一条:合作项目名称：
甲方委托乙方筹办于在举行的“ ”项目(以下简称项目)。
第二条:合同有效期：
本合同有效期:自日起至本合同约定项目内容完成日止。
第三条:项目服务事项:
甲方委托乙方提供项目执行所需的嘉宾票务交通预订服务、会议视听物料搭建与租赁、会议物料制作与租赁、会议摄影摄像视频制作服务和设计等综合性会议服务，具体内容见报价单。
第四条:合同总金额：
项目服务费用(含税)总计:人民币 元(大写:人民币 ）
第五条:付款方式：
活动结束后，凭乙方开具的合规增值税普通发票，甲方应在自发票开具日期起，15 个工作日内，一次性支付给乙方全部合同款，即人民币元(大写:人民币 )。
付款账户:
开户行:
账号:
第六条:双方的责任与权利
1. 甲方应积极配合乙方，及时提供项目所需的场地、商标、图片和文字等相关资料，并对上述资料的合法性、真实性、准确性和完整性负责;
2. 2.乙方应主动向甲方索要项目所需的相关资料，据此输出设计方案，并及时采取人工送达、电话、微信、邮件等方式传递给甲方，甲方有权对乙方提交的相关资料提出修改建议，并以书面、邮件、微信、电话等方式及时通知乙方，乙方据此进行修改，直至甲方以书面、邮件、微信、电话等方式确认方能定稿:
3.乙方对其在项目执行过程中为甲方提供的所有组成部分的合法性、真实性、准确性和完整性负责;
4.乙方如将协议项下义务分包给任何第三方，应首先获得甲方书面同意，且乙方应就该第三方履约质量及履约过程中实施的侵权行为承担连带责任;
5.调查配合责任。针对甲方或其关联方发起的反贿赂或反商业贿赂调查涉及本协议项下的学术赞助，乙方应尽最大努力配合甲方或其关联方接受调查，维护甲方或其关联方的利益:如中共中央或地方政府部门基于《中华人民共和国反不正当竞争法》或其他适用法律法规发起的反贿赂或反商业贿赂调查;
6.乙方应保证协议项下提供和使用的物料符合国家相关环保标准和质量标准，如因物料不符合前述标准,导致甲方或任何第三方遭受财产损失或人员人身伤害的，乙方应承担全部赔偿责任:
7.甲乙双方均应指定一位全权代表与对方沟通，以避免多头决策而导致工作质量、效率下降;
8.如甲方因项目调整而影响乙方的工作进程应与乙方及时协商，乙方应积极配合甲方做好调整工作，由此而产生的新费用，甲方应予以补齐;
9.由于甲方项目调整或提供资料延误而导致的项目执行延误，乙方不承担责任;
10.如遇不可抗拒的外因(如停电、恶劣天气、政府行为、地震等)，导致项目执行延期或者停止，甲、乙双方均不违约。
第七条:违约责任
本合同一经签订，双方需严格遵守，活动因不可抗力取消，甲方需承担已经产生的物料及人工成本(乙方有责任提供证明)，在非不可抗力情况下取消活动，不退还活动预付款项。乙方有责任保质保量保时完成相应执行项目，不可抗力情况下，乙方无责，此外情况，乙方需承担相应损失(以报价项目为赔偿上限)。
第八条:争议的解决
因本合同产生的一切争议，甲乙双方需协商解决:如不能协商解决，则提交甲方所在地法院予以解决。
第九条:其他
本合同未尽事宜，甲乙双方在平等、互利的原则下友好协商解决。
第十条:生效
本合同壹式贰份，甲乙双方各持壹份,具有同等法律效力,经双方签字盖章后有效。
|
甲方（盖章）： |
|
乙方（盖章）： |
|
|
地 址： |
|
地 址： |
|
|
授权代表（签字）： |
|
授权代表（签字）： |
|
|
电话： |
|
电话： |
|
|
日期： |
|
日期： |
|
五、响应文件格式
封面
湖北省中医药学会举办中华中医药学会肛肠分会2024年学术年会
会议服务
响应文件
采购人:
供应商名称:
2024年 月 日
响应文件目录
1. ......................................................................
2........................................................................
3........................................................................
4........................................................................
5........................................................................
6........................................................................
7........................................................................
8........................................................................
9........................................................................
10.......................................................................
注:响应文件目录及内容每页须顺序编写页码。
1、响应函
湖北省中医药学会:
依据贵方(项目名称)的采购及服务的采购邀请文件，我方代表(姓名、职务)经正式授权并代表供应商(供应商的名称、地址)提交下述文件。
并进行如下承诺声明:
1.我公司在参加本次政府采购活动前三年内在经营活动中没有重大违法记录；
2.我公司在本响应文件中所提供的全部资格证明文件均真实有效，我方承诺对其真实性负责并承担相应后果;
3.我公司在本响应文件中所响应的内容均将成为签订合同的依据，并承诺按响应内容提供相应服务;
其他承诺:如有的话，可另行填写。
在此，我方宣布同意如下:
1.所附《报价一览表》中规定的应提供服务报价总价为(注明币种，并用文字和数字表示的报价总价)。
2.将按响应文件的约定履行合同责任和义务。
3.已详细审查全部响应文件，包括(补充文件等)，对此无异议。
4.本竞争性磋商响应文件的有效期自开标之日起共 90 个日历日。
5.同意提供按照贵方可能要求的与其报价有关的一切数据或资料。
6.与本报价有关的一切正式往来信函请寄:
供应商名称(盖章):
通讯地址:
电话:
授权代表签字:
日期:
2、法人代表授权书
兹授权同志为我公司参加贵单位组织的(项目名称)采购活动的供应商代表人，全权代表我公司处理在该项目采购活动中的一切事宜。代理期限从 年 月 日起至 年 月 日止。
授权单位名称(盖章):
法定代表人(签字或盖章):
签发日期: 年 月 日
附:
代理人工作单位:
职务:
性别:
身份证号码:
|
被授权人身份证（复印件）： |
3、 报价一览表
项目名称:
|
供应商名称 |
|
|
供应商地址 |
|
|
总报价 |
|
|
服务期 |
|
|
备注 |
|
|
供应商名称 |
|
说明:
1.人民币报价。
2.价格应按照“供应商须知”的要求报价。
供应商名称(盖章):
法定代表人或授权代表签字:
时间: 年 月 日
4、 分项报价表
项目名称:
|
序号 |
项目名称 |
功能服务模块 |
具体功能服务详细说明 |
单价 |
数量 |
单位 |
周期 |
小计 |
类别小计 |
备注 |
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
... |
... |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
总 价 |
|
|
|||||||
|
|
税金 |
|
|
|||||||
|
|
含税总计 |
|
|
|||||||
说明:
1.所有价格按照“供应商须知”要求执行，精确到个数位。
2.分项报价总计价格必须与《报价一览表》报价一致。
3.如果不提供详细的报价分项报价将被视为没有实质性响应谈判文件
供应商名称(盖章):
法定代表人或授权代表签字:
时间: 年 月 日
5、 商务文件部分
1、供应商基本信息表(自拟格式)；
2、供应商营业执照副本(复印件)；
3、类似业绩一览表(须提供业绩证明文件)；
4、近三年来无不良诚信记录(信用中国查询证明)。
6、 无重大违法记录声明
湖北省中医药学会:
我方在此声明，我方在参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有以下重大违法记录；
1、我方因违法经营被追究过刑事责任；
2、我方因违法经营被责令停产停业、吊销许可证或者执照；
3、我方因违法经营被处以较大数额罚款等行政处罚。
我方保证上述信息的完整、客观、真实、准确，并愿意承担我方因提供虚假材料谋骗取中标、成交所引起的一切法律后果。
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